Archivage intelligent · Armoires connectées RFID
Vos dossiersne disparaissentplus jamais.
Des armoires connectées qui inventorient leur propre contenu. Chaque dossier est localisé, chaque consultation est tracée nominativement, et toute sortie non enregistrée déclenche une alerte — sans la moindre saisie manuelle.
- Localisation immédiate
- Traçabilité nominative
- Alerte sortie non enregistrée
- Inventaire permanent
Les difficultés que nous éliminons
Dossiers introuvables
Des heures perdues dans les rayonnages, des exemplaires égarés ou mal reclassés.
Emprunts non tracés
Impossible de savoir qui détient un dossier, depuis quand, et s'il a été restitué.
Accès non maîtrisé
Des documents sensibles consultables sans identification ni preuve de consultation.
Inventaires impossibles
Le recensement manuel est trop long, jamais à jour, et ne résiste pas à un audit.
Comment ça fonctionne — 4 étapes
De l'étiquetage du dossier au rapport d'audit, une traçabilité continue et automatique.
Étape 1 : Étiqueter
Chaque dossier, boîte ou classeur reçoit une étiquette RFID discrète, encodée avec son identifiant et sa fiche descriptive.
Étiquettes RFID
Étape 2 : Ranger
À chaque fermeture de porte, l'armoire lit l'intégralité de son contenu et met à jour l'inventaire toute seule.
Armoire connectée
Étape 3 : Consulter
L'agent s'identifie par badge, prend son dossier et referme. L'emprunt est enregistré à son nom, sans aucune saisie.
Identification utilisateur
Étape 4 : Contrôler
Le logiciel signale les dossiers manquants, les retards de restitution et toute sortie non autorisée du local.
Tableau de bord et alertes
100 %
Du contenu inventorié à chaque fermeture de porte
0
Saisie manuelle : emprunts et retours détectés seuls
1 clic
Pour connaître l'emplacement et le détenteur d'un dossier
24/7
Historique nominatif et horodaté de chaque consultation
Les performances de lecture dépendent du type de support archivé, de la densité de rangement et de la configuration de l'armoire. Elles sont validées lors d'un test préalable sur vos propres dossiers.
La composition de la solution
Du dossier étiqueté au poste de supervision, un ensemble cohérent installé et paramétré par nos équipes.
Armoire connectée RFID
Antenne intégrée
- Lecture complète du contenu à chaque fermeture
- Inventaire automatique, sans manipulation
- Verrouillage électronique de la porte
- Plusieurs armoires reliées au même serveur
Étiquettes RFID pour dossiers
Tags UHF EPC Gen2
- Étiquette fine et discrète, collée sur la chemise ou la boîte
- Identifiant unique par dossier ou par unité de rangement
- Modèles renforcés pour les archives manipulées
- Encodage et impression du visuel en une opération
Identification de l'utilisateur
Badge RFID ou biométrie
- L'ouverture n'est possible qu'après identification
- Droits d'accès définis par armoire et par catégorie
- L'emprunt est automatiquement rattaché à l'agent
- Toute tentative refusée est journalisée
Logiciel et tableau de bord
Application web centralisée
- Référentiel documentaire : cotes, catégories, durées de conservation
- Suivi des emprunts, retours et retards
- Alertes de dossier manquant ou de sortie non autorisée
- Rapports d'inventaire et journal d'audit exportables
Terminal mobile de recherche
PDA RFID UHF
- Retrouve un dossier égaré par signal sonore et visuel
- Inventaire des rayonnages hors armoire
- Contrôle de restitution et récolement rapide
- Fonctionne hors ligne puis se synchronise
Portique de sortie
Détection antivol RFID
- Installé à la sortie du local d'archives
- Alarme si un dossier franchit le portique sans emprunt
- Identification du document concerné dans l'alerte
- Événement horodaté et conservé dans le journal
Ce que permet le logiciel
Référentiel documentaire
Cotes, catégories, niveaux de confidentialité, durées de conservation et règles d'élimination.
Recherche instantanée
Un dossier se localise par son numéro, son intitulé ou son détenteur — armoire, étagère, emprunteur.
Emprunts et retours
Enregistrement automatique, délais paramétrables, relances, historique complet par dossier et par agent.
Droits d'accès
Habilitations par utilisateur, par armoire et par catégorie de document. Toute tentative refusée est tracée.
Alertes
Dossier manquant à l’inventaire, sortie non enregistrée, retard de restitution, ouverture hors horaires.
Audit et rapports
Journal non modifiable, rapports d’inventaire et de récolement, exports pour vos contrôles internes.
Où la solution s'impose
Banque, assurance et notariat
Dossiers clients, contrats et actes originaux : localisation immédiate, preuve de consultation, conformité aux obligations de conservation et de confidentialité.
Administration et collectivités
Archives réglementaires, dossiers d'état civil et de personnel : récolement rapide, respect des durées légales, traçabilité opposable en cas de contrôle.
Santé, RH et juridique
Dossiers médicaux, dossiers du personnel et pièces de procédure : accès restreint aux personnes habilitées et historique nominatif de chaque consultation.
Options et intégration
- Connexion à votre GED ou ERP via API REST
- Double validation pour les documents sensibles
- Notification par e-mail des retards et alertes
- Armoires rotatives ou rayonnages mobiles équipés
- Supervision multi-sites depuis une console unique
- Interface multilingue (FR / AR / EN)
Questions fréquentes
Les réponses ci-dessous reprennent le contenu des documents techniques de la solution.
L'agent doit-il enregistrer son emprunt ?
Non. L'agent s'identifie par badge, prend son dossier et referme : l'emprunt est enregistré à son nom sans aucune saisie. À chaque fermeture de porte, l'armoire lit l'intégralité de son contenu et met à jour l'inventaire toute seule.
Le journal des mouvements est-il opposable lors d’un audit ?
Le journal est horodaté, non modifiable et exportable — utilisable lors d'un audit ou d'un contrôle. L'agent étant identifié par son badge, aucun mouvement anonyme n'est possible.
Que se passe-t-il si un dossier sort sans être emprunté ?
Le portique installé à la sortie du local d'archives déclenche une alarme, identifie le document concerné dans l'alerte, et l'événement est horodaté puis conservé dans le journal.
Peut-on restreindre l’accès à certains documents ?
Oui. Les habilitations se définissent par utilisateur, par armoire et par catégorie de document ; l'ouverture n'est possible qu'après identification, et toute tentative refusée est journalisée. Les documents les plus sensibles peuvent exiger une double validation avant sortie.
Comment retrouver un dossier égaré hors armoire ?
Le terminal mobile RFID UHF le retrouve par signal sonore et visuel, et permet aussi l’inventaire des rayonnages hors armoire ainsi que le contrôle de restitution.
La solution se connecte-t-elle à notre GED ?
Oui, via API REST. La supervision multi-sites depuis une console unique et une interface multilingue FR / AR / EN font également partie des options.
Comprendre la technologie
La RFID, expliquée simplement
Principe de fonctionnement, familles de fréquences, différences avec le code-barres et idées reçues à écarter : une fiche pédagogique complète pour savoir si la technologie est adaptée à votre cas.
Nos autres solutions
La RFID et l'automatisation appliquées à d'autres métiers — un seul interlocuteur pour l'ensemble.
Gestion d'inventaire RFID
Inventaire d'entrepôt en quelques minutes, traçabilité des palettes et des actifs, détection temps réel et protection antivol, pilotés depuis un tableau de bord central.
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Gestion de file d'attente
Borne tactile de tickets, écran d'appel et annonce vocale, suivi de sa position par QR code et statistiques d'affluence en temps réel.
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Traçabilité des pneumatiques
Un tag par pneu : inventaire de stock, suivi de flotte, rechapage, garantie et protection contre la contrefaçon.
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Testons sur vos propres dossiers.
Nous réalisons un essai de lecture sur un échantillon réel de vos archives, définissons le dimensionnement des armoires puis vous remettons un chiffrage détaillé. Démonstration sans engagement.